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La digitalisation interne : votre atout face à la crise post-covid

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Serena Peyronnet
La digitalisation interne : votre atout face à la crise post-covid

Remettons-nous dans le contexte du Covid-19, à l’annonce du confinement et face à l’ampleur de la pandémie, les responsables d’entreprises ont eu beaucoup d’inquiétudes.

Parmi ces inquiétudes : “quelle sera la réaction des clients ?” Eux aussi allaient être confrontés à un arrêt d’activité et à des problèmes financiers liés à cette crise, leur consommation allait forcément diminuer. Que l’entreprise soit orientée B2C ou B2B, le problème était le même, il s’avérait même plus délicat pour les B2B puisqu’il n’y avait aucun moyen de savoir quelles sociétés allaient résister et lesquelles allaient être contraintes de fermer. 

Bien évidemment, la question du budget s’est rapidement posée. Avec un ralentissement de l’économie et une baisse de la consommation, il n’était pas nécessaire de maintenir une productivité équivalente mais il fallait tout de même maintenir une productivité tout en s’adaptant à la situation et surtout être réactif pour le service client.

 

Une réelle organisation interne 

Pour cela il fallait assurer le bon fonctionnement interne de l’entreprise, cela passait donc par le télétravail.
Le télétravail est plus ou moins facile à mettre en place selon votre entreprise. L’important est de faire en sorte que vos employés soient plus autonome, cela passera par le climat de  confiance instauré mais aussi par les ressources qu’ils auront à leur disposition en travaillant de chez eux.

Tout est une question de bonne organisation, de stratégie de communication interne et de bonne volonté ! Pas évident c’est vrai… Et pourtant ! C'est la situation à laquelle chaque entreprise a été confrontée durant le covid.

C’est là que la digitalisation intervient. Elle va permettre un management plus fluide et organisé.

Pour maintenir une bonne communication au sein de vos équipes, rien de plus simple qu’une vidéoconférence quotidienne ou hebdomadaire avec eux ! Ces réunions à distance, au même titre que les emails et appels téléphoniques, sont une façon de garder le contact et d’échanger régulièrement sur les différentes décisions et avancées faites entre-temps, voire même de prendre ces décisions en tant qu'équipe. La distance n’a alors plus d’importance, puisque de cette manière nous pouvons tout aussi bien travailler avec un collègue habitant dans un autre pays. Seule une bonne connexion Internet importe.
On retrouve d’autres outils tels que les Clouds et Drive, qui vont permettre un accès facilité à vos ressources puisqu’on a la liberté de les consulter à tout moment. Ces drives offrent la possibilité de travailler ensemble sur un même projet en simultané ainsi que de bénéficier d’une meilleure sécurité et d’un partage en temps réel.

 Cependant on peut aller beaucoup plus loin !

L’aspect Management et Ressources Humaines

Un aspect clé et pourtant chronophage qui va doucement vers une automatisation depuis quelques années, c'est celui du recrutement.

À notre époque, les acteurs de la Ressource Humaines sont très sollicités, le recrutement est une mission délicate. Entre la publication de l’offre même et l’embauche d’une personne, un gros travail d’analyse doit être fait, sans compter les nombreux entretiens individuels que votre équipe de recrutement doit assurer.  On parle ici d’une dizaine de rendez-vous, soit des heures de travail qui pourraient être évitées, ou du moins, optimisées.

Durant cette pandémie, les RH ont été sur-sollicités, la gestion de la crise reposait en grande partie sur leurs épaules. C’était à eux d’appliquer les mesures sanitaires au sein de l’entreprise, de gérer les chômages partiels ou les congés partiels ou encore d’évaluer si le télétravail pouvait être mis en place, sinon c’était la fermeture. En moyenne, ils ont déclaré avoir été sollicités à 78 % davantage par les salariés et à 88% davantage par la direction.

Cette forte pression a provoqué chez eux une forte baisse de moral, presque tous disent se sentir épuisés (80 %), frustrés (71 %) et même isolés (67 %) depuis le début du confinement. Ces difficultés ont créé de nouveaux besoins chez les RH, en matière d’outils pour l’organisation du travail (49 % en avril contre 20 % en février), la communication RH (45 % en avril contre 29 % en février) et enfin pour les relations avec les Institutions Représentatives du Personnel (29 % en avril contre 10 % en février).

Ils se sont donc largement orientés vers les outils digitaux. Pendant le confinement, ils deviennent plus que jamais essentiels, en février 76% des RH déclarent les utiliser. (7)

Et si on vous disait que vous pourriez mettre en place un chatbot ayant la capacité de répondre en automatique aux questions internes ? Les RH seraient alors moins sollicités de la part de vos équipes concernant leurs interrogations et auraient donc plus de temps à consacrer à d’autres tâches. Une assistance de ce type aide à alléger leur charge de travail ainsi que leur niveau de stress, par conséquent ils disposent de plus de temps pour les missions de Ressources humaines pures tel que le recrutement. D’ailleurs, ils peuvent également être assistés par un recruteur virtuel, qui suite à la présélection des profils, vous remplacerait dès l’étape suivante, à savoir la bonne compréhension du poste et de ses missions par votre candidat.

Il lui présentera en détail votre entreprise, son fonctionnement et ce que vous attendez précisément de lui. Il pourra également répondre aux questions basiques concernant le salaire, les avantages éventuels et autres particularités propres à votre offre.

 

De cette façon, les candidats sont redirigéw vers le bot de recrutement qui leur permet une auto-évaluation de leur profil par rapport à l’offre. Toutes les informations relatives au poste leur ont été fournies sans votre intervention, si le candidat est toujours intéressé et s’il correspond intimement au profil, il peut être redirigé vers un calendrier sur lequel il rentrera de lui-même ses disponibilités.
En résumé, l’aspect répétitif des entretiens est supprimé, le candidat a une vision claire de l’entreprise et de ce qu’on attend de lui sur ce poste, ce qui lui donne une chance de se désister avant d’arriver à l’entretien physique dans l'hypothèse où ce poste ne lui correspond pas. Et finalement, on élimine les longs échanges de mails dans le but de placer un rendez-vous d’entretien selon les disponibilités de tout le monde.

L’entretien final se concentrera sur la personnalité du candidat et l’aspect relationnel tout en évaluant ses compétences bien sûre.

Les possibilités ne s’arrêtent pas là, recruter à distance est une chose mais une problématique qui se pose en ces temps de télétravail est celle de la formation à distance. En effet, commencer son nouveau job en télétravail peut être délicat. Votre nouvelle recrue a besoin de prendre ses repères, de faire connaissance avec l’équipe et surtout doit savoir par où commencer. Vous devrez l’accompagner dans son intégration et la former sur les processus internes de votre entreprise.

Il peut s’agir d’un simple guide écrit décrivant étape par étape vos méthodes, ou bien de vidéos de formation réalisées en interne et qui, sous forme de cours, lui permettront d’apprendre en autonomie. L’intérêt de ces solutions est que le travail n’a été fait qu’une fois, chaque nouvelle recrue aura accès à ces informations et pourra se former de lui-même via vos outils.

La formation est automatisée, digitalisée, ce qui permettra un gain de temps considérable pour vos équipes et pour vos recrues.

 

Conclusion

La digitalisation en interne peut être mise en place très simplement via de nombreuses outils très souvent gratuit ou peu coûteux. Ces outils aident à plusieurs niveaux de l’entreprise et apportent un réel soutien à vos équipes en améliorant la communication entre collègues, en améliorant la qualité de travail et surtout en permettant à accès à distance aux informations dont vos équipes ont besoin pour être performant, même en télétravail !

La digitalisation en externe est elle aussi à considérer, découvrez comment elle vous permettra non seulement de surmonter la crise, mais de vous en servir pour vous développer ! Article à venir très vite...

 

Sources:

(7) : https://www.hr-voice.com/communiques-presse/covid-19-les-rh-en-premiere-ligne-face-a-la-crise/2020/04/27/

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